Cómo citar: Álvaro García, Manrique. Jornada, horario de trabajo y horas extras. Lima: Gaceta Jurídica, 2009, pp. 30-32.
Registro de ingreso y salida de los trabajadores
1. Aspectos generales
Mediante el Decreto Supremo Nº 004-2006-TR, complementado por norma similar Nº 011-2006-TR, se reguló la obligación de los empleadores de llevar un registro permanente en el cual sus trabajadores consignen la hora en que ingresan a la empresa, así como aquella en la cual abandonan el centro de trabajo.
El objetivo es fiscalizar el control de las horas efectivamente laboradas por el trabajador de manera tal que se respete la jornada ordinaria de la empresa, y si llegado el caso hicieran “horas extras”, estas sean reconocidas y pagadas en los términos legales.
La obligación de llevar este registro se extiende a todo empleador sujeto al régimen laboral de la actividad privada. Puede tratarse también, consecuentemente, de las empresas o instituciones públicas que no están regidas por el régimen laboral público sino el privado (por ejemplo, Sunat, Indecopi, etc.).
Cabe señalar que, solamente podrá impedirse al trabajador el llenado del registro de ingreso y salida cuando aquel se presente al centro de trabajo después del tiempo fijado como ingreso, o del tiempo de tolerancia si hubiera. Si a pesar de la tardanza que supere –incluso– el lapso de tolerancia el empleador permite su ingreso a la empresa, entonces tendrá que registrarse el ingreso.
1.1. ¿Quiénes se encuentran obligados a registrar su ingreso y salida y quiénes se encuentran exceptuados de esa obligación?
La obligación de registrar el ingreso y la salida del centro de trabajo es de todos los trabajadores de la empresa, incluyendo –sin que por ello se les considere como trabajadores– a las personas incorporadas bajo cualquiera de las modalidades formativas laborales (prácticas pre profesionales, prácticas profesionales, etc.).
Naturalmente, también están comprendidos los trabajadores adolescentes.
Se encuentran exceptuados de esta obligación, los trabajadores de dirección, los que no se encuentran sujetos a fiscalización inmediata y los que prestan servicios intermitentes durante el día. La razón por la cual se les ha excluido es justamente porque se trata de grupos de trabajadores que no están protegidos por la jornada máxima (ver Capítulo 1 numeral 3).
Se entiende que el registro debe ser llenado personalmente por cada trabajador, con su puño y letra si fuera manual, o con sus propios medios si fuera digital. No es posible el registro por otro trabajador, tanto menos por el empleador.
2. Contenido del registro de ingreso y salida
El registro de ingreso y salida puede ser llevado en soporte físico o digital, a elección del empleador, siempre que esté garantizado que no sea adulterado, deteriorado o que se extravíe.
En lo que respecta a su contenido, cuando menos debe tener la siguiente información:
– Nombre, denominación o razón social del empleador.
– Número de Registro Único de Contribuyentes (RUC) del empleador.
– Nombre y número del documento obligatorio de identidad del trabajador.
– Fecha, hora y minutos del ingreso y salida de la jornada de trabajo.
– Las horas y minutos de permanencia fuera de la jornada de trabajo.
Nota: Inicialmente se dispuso que en el registro de ingreso y salida también se consigne la hora en que el trabajador, si fuera el caso, abandonaba el centro de labores en su hora de refrigerio así como el retorno luego de finalizado este momento.
No obstante, en la práctica generó dificultades en su aplicación, lo cual generaba injustos retrasos en el reinicio de las labores, razón por la cual dicha obligación fue dejada sin efecto.
En ese sentido, a la fecha no es obligatorio indicar la hora de refrigerio.
3. ¿Cuál es el tratamiento del registro de ingreso y salida en los casos de intermediación laboral y tercerización con desplazamiento continuo?
Las empresas usuarias que reciben personal destacado desde una empresa de intermediación laboral, están obligadas a registrar el ingreso y salida de dichos trabajadores.
Recientemente, mediante Decreto Supremo Nº 010-2008-TR publicado el 03 de diciembre de 2008, dicha obligación ha sido extendida también para las empresas principales respecto de los trabajadores de la empresa de tercerización que son desplazados hacia su centro de trabajo o de operaciones.
Ambas, pese a que se refieren a dos figuras jurídicas abiertamente distintas, tienen como denominador común el tránsito de trabajadores hacia el lugar propio de la empresa cliente (centro de trabajo) o que, en todo caso, esta controla (centro de operaciones), dinámica que es llamada por ley como destaque o desplazamiento según se trate de intermediación laboral o tercerización, respectivamente. Por ello, en los hechos, aquellos trabajadores destacados y/o desplazados de alguna manera entran a la esfera de la empresa que no es su empleador, correspondiendo que sea esta última la que se encargue de controlar su asistencia y salida.
4. Otras disposiciones sobre el registro de ingreso y salida
No obstante, se trata de un documento privado del empleador, dada la relevancia de la información que contiene, el registro de ingreso y salida debe ser puesto a disposición de las siguientes instituciones cuando lo requieran:
a) La Autoridad Administrativa de Trabajo.
b) El sindicato, con relación a los trabajadores que representa.
c) A falta de sindicato, el representante designado por los trabajadores.
d) El trabajador sobre la información vinculada a su labor.
e) Toda Autoridad Pública que tenga tal atribución determinada por ley.
Cabe señalar, que los empleadores están en la obligación de conservar el registro de ingreso y salida hasta por el plazo de cinco (5) años después de haber sido generados.
5. Infracciones relacionadas con el registro de ingreso y salida
Está tipificado como infracción leve, el no contar con el registro de control de asistencia, o impedir o sustituir al trabajador en el registro de su tiempo de trabajo.
Como tal, es sancionada con una multa cuya base de cálculo oscila entre 1 y 5 UIT, aplicándosele un porcentaje de acuerdo con el número de trabajadores afectados con el incumplimiento.
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