Cómo citar: Retamozo Linares, Alberto. Contrataciones y adquisiciones del estado y normas de control. Lima: Gaceta Jurídica, 2018, 474-479.
El expediente de contratación
¿Cómo se define el expediente de contratación? El expediente, en términos generales, es definido como “la actuación administrativa sin carácter contencioso”, compuesta por un conjunto de papeles que pertenecen a un determinado asunto, tales como los documentos, escritos, copias, dictámenes, peritajes, actas, declaraciones, informes, etc., relacionados con actuaciones referidas al procedimiento de selección; información que deberá estar debidamente ordenada.
El anexo de definiciones del reglamento derogado establecía lo que se debía entender por expediente de contratación, indicando que era el “conjunto de documentos en el que aparecen todas las actuaciones referidas a una determinada adquisición o contratación, desde la decisión de adquirir o contratar hasta la culminación del contrato, incluyendo la información previa referida a las características técnicas, valor referencial, la disponibilidad presupuesta! y su fuente de financiamiento”. En el anexo de definiciones se le define como el “Conjunto de documentos emitidos por la entidad contratante, que evidencian el cumplimiento de los requisitos legales necesarios para proceder con la contratación”.
1. El órgano encargado y el expediente de contratación
El modificado artículo 21 del RECE, modificado por el Decreto Supremo N °.056-2017/EF, establece la relación entre órgano encargado y expediente de contratación indicando que corresponde a él llevar el expediente del proceso de contratación, teniendo a su cargo la custodia del mismo salvo en el periodo en el que dicha custodia esté a cargo del comité de selección; respecto de las demás dependencias de la entidad, el numeral 21.2 dispone que estas deben facilitar copia de las actuaciones relevantes para mantener el expediente completo, tales como comprobantes de pago, resultados de los mecanismos de solución de controversias, entre otros.
Sobre este último punto es necesario tener presente que el numeral 21.1 del artículo 21 del RLCE, modificado por el Decreto Supremo N° 056-2017/EF, se establece que en este expediente debe “(…) ordenarse, archivarse y preservarse la documentación que respalda las actuaciones realizadas desde la formulación del requerimiento del área usuaria hasta el cumplimiento total de las obligaciones derivadas del contrato, incluidas las incidencias del recurso de apelación y los medios de solución de controversias de la ejecución contractual, según corresponda”.
2. Remisión del expediente de contratación
El numeral 21.3 dispone que el órgano encargado de las contrataciones es el responsable de remitir el expediente de contratación al funcionario competente para su aprobación, en forma previa a la convocatoria, de acuerdo a sus normas de organización interna.
3. Requisitos de contenido para su aprobación
El citado numeral 21.3 del modificado artículo 21 del RLCE refiere que para su aprobación, el expediente de contratación debe contener:
⮚ El requerimiento, indicando si cuenta con ficha de homologación aprobada, se encuentra en el listado de bienes y servicios comunes, o en el Catálogo Electrónico de Acuerdo Marco.
⮚ El documento que aprueba el proceso de estandarización, cuando corresponda.
⮚ El informe técnico de evaluación de software, conforme a la normativa de la materia, cuando corresponda.
⮚ El sustento del número máximo de consorciados, de corresponder.
⮚ El estudio de mercado realizado, y su actualización cuando corresponda.
⮚ El resumen ejecutivo.
⮚ El valor referencial.
⮚ La certificación de crédito presupuestario y/o la previsión presupuesta^ de acuerdo a la normativa vigente.
⮚ La opción de realizar la contratación por paquete, lote y tramo, cuando corresponda.
⮚ La determinación del procedimiento de selección, el sistema de contratación y, cuando corresponda, la modalidad de contratación con el sustento correspondiente.
⮚ La fórmula de reajuste, de ser el caso.
⮚ La declaratoria de viabilidad y verificación de viabilidad, cuando esta última exista, en el caso de contrataciones que forman parte de un proyecto de inversión pública.
⮚ En el caso de modalidad mixta, debe cumplir con las disposiciones del Sistema Nacional de Programación Multianual y Gestión de Inversiones, cuando corresponda.
⮚ En el caso de obras contratadas bajo la modalidad llave en mano que cuenten con componente equipamiento, las especificaciones técnicas de los equipos requeridos.
⮚ En el caso de ejecución de obras, el sustento de que procede efectuar la entrega parcial del terreno, de ser el caso; y,
⮚ Otra documentación necesaria conforme a la normativa que regula el objeto de la contratación.
4. Declaratoria de desierto y expediente de contratación
En el numeral 21.4 del modificado artículo 24 de la LCE se indica que cuando un procedimiento de selección sea declarado desierto, la nueva convocatoria requiere contar con una nueva aprobación del expediente de contratación, solo cuando así lo disponga el informe de evaluación de las razones que motivaron la declaratoria de desierto, elaborado por el órgano a cargo del procedimiento de selección.
Al respecto, en la Opinión N° 183-2016/DTN encontramos que la DTN estableció en concordancia con la disposición citada, que ‘‘Una vez identificadas las razones que generaron la ausencia de propuestas válidas, correspondía a la entidad adoptar las medidas correctivas necesarias a efectos de evitar una nueva declaratoria de desierto; por tanto, las correcciones debían estar referidas solo a aquellos motivos que dieron origen a la declaratoria de desierto, y no a otros aspectos que no guarden relación con ello”.
5. Resumen ejecutivo de actuaciones preparatorias para bienes y servicios. La Directiva N° 010-2017-OSCE/CD
Mediante Resolución N° 010-2017- OSCB/CD, que coincide con el número de Directiva, se aprobó la Directiva N° 010-2017-OSCE/CD “Disposiciones sobre el contenido del resumen ejecutivo del estudio de mercado”, la que comprende bienes y servicios, y que seguidamente citamos.
5.1. ¿Cómo se define al resumen ejecutivo?
La Directiva acotada lo define como “Una síntesis estructurada del estudio de mercado que se realiza durante las actuaciones preparatorias del procedimiento de selección, el cual debe ser publicado conjuntamente con la convocatoria del procedimiento de selección para los siguientes objetos: bienes, servicios en general, consultoría en general y consultoría de obras”.
5.2. ¿Cuál es la relación y obligación del OEC con el estudio de mercado y el resumen ejecutivo?
Sobre este tema, el numeral 6.2 de la Directiva establece que el OEC realiza el estudio de mercado para determinar el valor referencial sobre la base del requerimiento, tomando en cuenta:
⮚ Las especificaciones técnicas.
⮚ Los términos de referencia.
⮚ Los requisitos de calificación definidos por el área usuaria.
En cuanto al contenido, los numerales 6.3 y 6.4 disponen que al realizar el estudio, el OEC debe:
⮚ Cautelar que las fuentes se encuentren actualizadas, debiendo verificar que correspondan a contrataciones que se ajusten al requerimiento.
⮚ El estudio de mercado permite establecer la pertinencia de realizar ajustes al requerimiento en función de la información del mercado, y de ser el caso identificar mejores soluciones a las necesidades.
⮚ El OEC asume la responsabilidad de elaborar, en forma previa a la aprobación del expediente de contratación, el Resumen Ejecutivo, el que debe contener la totalidad de la información que contempla la Directiva y los formatos que forman parte de ella.
5.3. Obligación del titular o del funcionario en quien haya delegado
Sobre este tema el numeral 6.5 de la Directiva dispone que el titular de la entidad o el funcionario a quien se le haya delegado la facultad de aprobación del expediente de contratación, deberá verificar en forma previa, que el Resumen Ejecutivo haya sido elaborado conforme a lo dispuesto en la presente Directiva y los formatos que forman parte de ella.
5.4. ¿Cuál es el contenido específico del Resumen Ejecutivo?
El numeral 6.2 y el rubro VII de las Disposiciones Específicas, tratan sobre los aspectos indicados en los términos siguientes:
En cuanto al contenido, el indica que debe contener como mínimo la siguiente información:
⮚ Existencia de pluralidad de marcas o postores.
⮚ Si existe o no la posibilidad de distribuir la buena pro.
⮚ Los criterios y la metodología utilizados, a partir de las fuentes previamente identificadas para lo cual se recurre a cotizaciones, presupuestos, portales o páginas web, catálogos, precios históricos, estructuras de costos entre otros, según corresponda al objeto de la contratación.
⮚ Las cotizaciones deben provenir de proveedores cuyas actividades estén directamente relacionadas con el objeto de la contratación.
5.4.1. Bienes
⮚ Datos generales de la contratación.
⮚ Información del requerimiento y sus modificaciones como producto del estudio de mercado.
⮚ Información del valor referencial y las fuentes identificadas, así como los criterios y metodología utilizados para su determinación.
⮚ Información relevante adicional del estudio de mercado referida a la existencia de la pluralidad de proveedores y marcas que cumplen a cabalidad con el requerimiento; la posibilidad de distribuir la buena pro; así como información que pueda utilizarse para los factores de evaluación u otros aspectos que tengan incidencia en la eficiencia de la contratación.
5.4.2. Servicios en general, consultoría en general y consultoría de obras
⮚ Datos generales de la contratación.
⮚ Información del requerimiento y sus modificaciones como producto del estudio de mercado.
⮚ Información del valor referencial y las fuentes identificadas, así como los criterios y metodología utilizados para su determinación.
⮚ En el caso de consultoría de obras, se debe anexar el presupuesto de consultoría de obras al formato de resumen ejecutivo.
⮚ Información relevante adicional del estudio de mercado referido a la existencia de la pluralidad de proveedores que cumplen a cabalidad con el requerimiento; la posibilidad de distribuir la buena pro; así como información que pueda utilizarse para los factores de evaluación u otros aspectos que tengan incidencia en la eficiencia de la contratación.
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