Cómo citar: Vidal Ramírez, Fernando. El Acto Jurídico. Lima. Gaceta Jurídica. Novena edición., 2013, pp. 146-150.
Forma y formalismo del acto jurídico: «ad probationem» y «ad solemnitatem»
La forma documental
La forma documental, también llamada forma escrita o forma instrumental, consiste en la manifestación de voluntad mediante el lenguaje escrito y que queda contenida en un documento que puede ser extendido de puño y letra por el propio o propios manifestantes, o por otro que lo redacta por encargo, utilizándose medios mecánicos o electrónicos. Pero no se agota en solo la utilización de la escritura, sino que se caracteriza por todo aquello que queda materialmente plasmado, sea por grabación, filmación o vídeo.
El Código Procesal Civil le atribuye el carácter de documento a “todo escrito u objeto que sirve para probar un hecho” (artículo 233) y conceptúa como documentos a “los escritos públicos o privados, los impresos, fotocopias, facsímil o fax, planos, cuadros, dibujos. fotografías, radiografías, cintas cinematográficas, microfomas tanto en la modalidad de microfilm como en la modalidad de soportes informáticos y otras reproducciones de audio o vídeo, la telemática en general y demás objetos que recojan, contengan o representen algún hecho, o una actividad humana o su resultado” (artículo 234).
Como puede apreciarse, entonces, la noción de documento es sumamente lata y no se restringe a solo aquello que da contenido a una expresión escrita. Por eso, y atendiendo el nomen que le atribuye el Código Procesal Civil, hemos preferido denominar a esta forma como forma documental, abandonando la denominación de forma escrita todavía utilizada por el Código Civil, ya que lo característico de la forma documental, en contraposición a la forma verbal, es que la manifestación de voluntad, como ya lo hemos indicado, quede materialmente plasmada.
La forma documental tiene la ventaja de facilitar la prueba y es mediante ella que el formalismo puede hacer efectiva su finalidad práctica. Para esta finalidad es que la ley, en unos casos, requiere a la forma solo para fines probatorios, como forma ad probationen, y, en otros, además de los fines probatorios requiere a la forma como consustancial al acto jurídico, como forma ad solemnitatem, de las que pasaremos a ocuparnos luego de hacerlo de los documentos públicos y de los documentos privados.
1. Los documentos públicos
Los documentos públicos son aquellos que reúnen requisitos detetminados por la ley y son los enumerados por el artículo 235 del Código Procesal Civil: “1) El otorgado por funcionario público en ejercicio de sus atribuciones y 2) La escritura pública y demás documentos otorgados ante o por notario público, según la ley de la materia”, que, en la actualidad viene a ser la Ley del Notariado puesta en vigencia mediante el Decreto Legislativo No 1049, del 25 de junio de 2008. Además, el artículo 2115 del Código Civil les reconoce el mismo carácter a las partidas de los registros parroquiales por los hechos realizados antes del 14 de noviembre de 1936, o sea, hasta antes de la entrada en vigencia del Código Civil de 1936, pues hasta entonces se le reconocía el carácter de documento público a las partidas de matrimonio religioso.
Atendiendo, entonces, a la enumeración del artículo 235 del Código Procesal Civil, son documentos públicos los que otorgan los funcionarios públicos en el ejercicio de sus funciones, como, por ejemplo, la partida de nacimiento, de matrimonio civil y de defunción, así como las constancias de inscripción de los actos jurídicos inscribibles en los Registros Públicos (incs. 1, 2, 3, 4 y 6 del artículo 2019; incs. 7, 2, 3,4 y 6 del artículo 2024; inc.7 del artículo 2030; artículo 2036 e incs. 1,2,3 y 6 del artículo 2039 del Código Civil), y todos los demás documentos que sirven para demostrar hechos y actos jurídicos” puesto que el enunciado del inciso I) del acotado artículo 235 del Código Procesal Civil debe ser interpretado con la mayor latitud respecto de los documentos que otorgan los funcionarios públicos en el ejercicio de sus funciones.
Con relación a los documentos otorgados ante o por notario público, conforme al inciso 2) del acotado artículo 235. la Ley del Notariado precisa que son instrumentos públicos notariales los que el notario, por mandato de la ley o a solicitud de parte, extienda o autorice, dentro de los límites de su competencia y con las formalidades de ley (artículo 23) y que tales instrumentos públicos producen fe respecto a la realización del acto jurídico y de los hechos y circunstancias que el notario presencie, y los que autoriza utilizando la tecnología de firmas y certificados digitales (artículo 24).
Los instrumentos públicos notariales se extienden en castellano o en el idioma que la ley permita (artículo 28), quedando exceptuadas las palabras, aforismos y frases de conocida aceptación jurídica (artículo 29). Cuando alguno de los interesados no conozca el idioma usado en la extensión del instrumento, el notario debe exigir la intervención de un intérprete, nombrado por la parte que ignora el idioma, el que hará la traducción simultánea, declarando bajo responsabilidad en el instrumento público la conformidad de la traducción, pudiendo el notario insertar el texto en el idioma del interesado o adherirlo, en copia legalizada notarialmente, al instrumento original, haciendo mención de este hecho (artículo 30).
Los instrumentos públicos notariales deberán extenderse con caracteres legibles, de manera manuscrita o usando cualquier medio de impresión que asegure su permanencia (artículo 31) y no pueden tener espacios en blanco, pues estos deberán ser llenados con una línea doble que no permita agregado alguno (artículo 32). Tampoco pueden tener raspaduras o borraduras para anular las palabras, letras, números o fiases equivocadas y los interlineados deberán ser transcritos literalmente antes de la suscripción, indicándose su validez, debiéndose cubrir las palabras testadas con una línea de modo que queden legibles y se repetirán antes de la suscripción con la indicación de que no tienen valor (artículo 33).
En la redacción de los instrumentos públicos notariales se pueden utilizar guarismos, símbolos y fórmulas técnicas, pero no se pueden utilizar abreviaturas ni iniciales, excepto cuando figuren en los documentos que se insertan (artículo 34).
La fecha del instrumento y la de su suscripción, cuando fuere el caso, constarán necesariamente en letras, debiendo constar necesariamente en letras y números, el precio, capital, área total, cantidades que expresen los títulos-valores, así como porcentajes, participaciones y demás datos que resulten esenciales para la seguridad del instrumento (artículo 35).
La misma Ley del Notariado distingue los instrumentos públicos en protocolares y extraprotocolares. Son instrumentos protocolares las escrituras públicas, instrumentos y demás actas que el notario incorpora al protocolo notarial (artículo 25). El protocolo notarial se forma, entre otros, con los registros de escrituras públicas, de testamentos, de protesto, de actas de transferencias de bienes muebles registrables, de actas y escrituras de procedimientos no contenciosos, de instrumentos protocolares de constitución de garantías mobiliarias y otras afectaciones sobre bienes muebles, y de otros que la ley determine (artículo 37). Los instrumentos públicos protocolares que se extienden en los registros notariales deben observar riguroso orden cronológico y en ellos se consignará el número que les corresponda en orden sucesivo (artículo 45), debiéndose extender unos a continuación de otros (artículo 46).
En el registro de escrituras públicas se extienden las escrituras, protocolizaciones y actas que la Ley determina (artículo 50), entendiéndose por escritura pública todo documento matriz incorporado al protocolo notarial, autorizado por el notario, y que contiene uno o más actos jurídicos (artículo 51). A este registro se incorporan los documentos que la ley, una resolución judicial o una resolución administrativa ordenen (artículo 64).
En el registro de testamentos se otorgan el testamento en escritura pública y el testamento cerrado y será llevado de manera tal que quede garantizada la reserva que la ley establece para estos actos jurídicos (artículo 67).
En el registro de actas de transferencia de bienes muebles registrables se extienden las transferencias de vehículos y de otros bienes muebles identificables y/o incorporados a un registro jurídico que la ley determine (artículo 78).
Los instrumentos públicos extraprotocolares son, obviamente, aquellos que no se extienden en el protocolo notarial y están constituidos por actas y certificaciones, las cuales, no obstante, son susceptibles de incorporarse al protocolo a solicitud de la parle interesada (artículos 26 y 96). Las actas son, entre otras, las de autorización para viaje de menores; de destrucción de bienes; de entrega; de juntas, directorios, asambleas, comités y demás actuaciones corporativas; de licitaciones y concursos; de inventarios y subastas; de sorteos y entrega de premios (artículo 94). Las certificaciones, solo en la medida en que se incorporen al protocolo pueden considerarse instrumentos públicos, pues su no incorporación los hace documentos privados conforme al artículo 236 del Código Procesal Civil. Tales certificaciones son la fe de entrega de cañas notariales, la expedición de copias certificadas, la certificación de firmas, la certificación de reproducciones, la certificación de apertura de libros, constatación de supervivencia y la constatación domiciliaria (artículo 95).
De conformidad con la mencionada Ley del Notariado, en el caso de los poderes, se trata de instrumentos públicos protocolares si se otorgan por escritura pública, y extraprotocolares si se otorgan fuera de registro (artículos 117, 118 y 119). El poder por carta con firma legalizada se otorga en documento privado (artículo 120).
Por último, el artículo 235 del Código Procesal Civil les reconoce el valor de documento público a las copias del documento público si están certificadas por auxiliar jurisdiccional, notario público o fedatario público. Sin embargo, pierde su valor si se comprueba que la copia corresponde a un original falso o inexistente (artículo 244).
Los documentos públicos tienen valor probatorio per se, pues producen fe respecto de la realidad del acto jurídico verificado ante el funcionario público o el notario que los extendió o autorizó, salvo que sean tachados y que, conforme al Código Procesal Civil, se pruebe su falsedad (artículo 242) o la ausencia de una formalidad esencial que la ley prescribe bajo sanción de nulidad (artículo 243).
2. Los documentos privados
Los documentos privados son los otorgados por los propios interesados, por lo que no están sometidos a formalidades especiales. Por ello, la libertad para la adopción de la forma tiene ámbito muy lato, pues en los casos en que la ley prescribe tan solo forma escrita, pueden los interesados elegir el documento privado y no recurrir al documento público.
El Código Procesal Civil precisa que documento privado es el que no tiene las características del documento público (artículo 236).
La ley no señala formalidad alguna para los documentos privados y esta falta de formalidades los hace, precisamente, privados. Por ello, los documentos privados pueden ser otorgados y firmados en cualquier día, aun cuando sea domingo o feriado, y a cualquier hora, no siendo indispensable consignar en el documento el lugar de celebración ni el nombre y domicilio de los otorgantes; las cantidades pueden ser escritas indistintamente en letras o en guarismos; el documento puede ser impreso, mecanografiado o manuscrito; las enmiendas, raspaduras y agregados si no son salvados, no atentan contra su validez, si bien pueden atenuar su fuerza probatoria.
Sin embargo, aun cuando el documento privado, por lo general, no debe cumplir requisitos formales, es conveniente indicar la fecha, el lugar, el domicilio de los otorgantes y salvar las enmiendas y raspaduras con la finalidad de que el contenido del acto jurídico aparezca con claridad y así evitar ulteriores disensiones y litigios.
Los documentos privados no tienen como requisito indispensable el de ser firmados o suscritos por sus otorgantes, salvo que la ley establezca tal requisito, como es el caso del testamento ológrafo para el que el Código Civil exige que sea totalmente escrito, fechado y firmado por el propio testador (artículo 707).
Con respecto a la firma, debe advertirse que esta consiste en un trazo peculiar, con el cual el sujeto consigna habitualmente su nombre y apellidos, o solo un apellido. No existe exigencia en cuanto a rubrica, ni en cuanto a reproducir todas las letras del nombre y apellidos. La firma puede ser sustituida con iniciales o signos con los cuales el sujeto puede dejar expresada su voluntad. Puede sustituirse la firma del propio interesado por la de otro que firme a su ruego y puede también, en señal de conformidad con el documento, asentarse la huella digital: estos dos casos se dan con frecuencia en personas que tienen impedimento fisico o que son analfabetas. Puede, por último, también suscribirse los documentos con facsímil, sello u otro medio similar.
Los documentos privados pueden ser otorgados en cualquier idioma, pero, para su admisión en un proceso, según dispone el Código Procesal Civil, deben ser acompañados de su traducción oficial (artículo 241).
El Código Procesal Civil reconoce el valor probatorio de los documentos privados desde que adquieren fecha cierta, esto es, una fecha que no es puesta por los interesados sino que resulta de algunos hechos, como la que resulta determinada por la muerte del otorgante, o por la presentación del documento ante un funcionario público, o por la presentación del documento ante un notario público para que certifique la fecha o legalice las firmas, o por la difusión del documento a través de un medio público de fecha determinada o determinable, y otros casos análogos (artículo 245). También adquieren fuerza probatoria los documentos privados no tachados o cuando son reconocidos por las partes o un tercero, si este es el otorgante (artículo 246).
UN FISCAL PROVISIONAL PRETENDE SEGUIR ACUSANDO A UN ABOGADO QUE HA FIRMADO TRES MINUTASRECATDAS POR LA NOTARIA PUBLICA DESCONCIENDO QUE LA MINUTA ES DOCUMENTO PRIVADO ART 236 CPC ES PERO UNA DIGNA RESPUESTA ESTIMADOS JURISTAS
un acta de entrega de premio ofertado a nivel nacional la denunciada empresa de Gaseosas Kola Real a atravez de sus abogados alega que fue un acto privado, será cierto ???.La empresa KR viene siendo denunciada por presunto delito de estafa y contra la fe publica, pues existe contradicción entre el mismo Notario que da fe que el automóvil se vendió a una persona y a la vez existe otro documento que da fe que el mismo automóvil se entrego como premio a una persona. exp.5286-2009/TC exp.3539-2012/TC y exp.2501-2011.Trujillo La LIbertad. Toda la prensa calla este caso.